Reflexiones: “El ciclo de la reflexión” y el PDCA

Tras el aperitivo de un post anterior sobre el artículo “El ciclo de la reflexión” de Rafael Echeverría, en el que descubríamos al trabajo reflexivo de aprendizaje como el tercer vértice del triángulo que completan el trabajo individual y el trabajo de coordinación, arranco esta segunda y última parte discrepando de su visión sobre el significado del ciclo SDCA y, además, sobre la relación entre los ciclos SDCA-PDCA… que es, a mi modo de ver, la mejor (¿la única?) forma de entender el concepto de mejora continua.

¿Sorprendidos? Pues es que, aunque les parezca curioso, Echeverría dedica los dos últimos apartados de su texto a analizar “la importancia del trabajo reflexivo en la gestión de calidad total (TQM): el ciclo PDCA“.

En ellos reconoce que una de las principales contribuciones del movimiento de calidad total ha sido el énfasis que ha colocado en el trabajo reflexivo o de aprendizaje, con un numerosas herramientas dedicadas precisamente a elevar el desempeño de este tipo de trabajo.

Lo que hace Echeverría a continuación es cuestionarlo y proponer una modalidad alternativa al tradicional ciclo de mejora Plan-Do-Check-Act (planificar la mejora, ejecutarla, comprobar los resultados y ajustar los nuevos estándares).

Para ello, introduce el segundo de los ciclos que, combinados, explican el concepto de mejora continua: el ciclo de control o SDCA (Standardize-Do-Check-Act), que se diferencia del anterior en que su objetivo es mantener un proceso bajo los estándares establecidos, con lo que la fase de estandarización se limita al establecimiento de un estándar, la de ejecución es aplicarlo, la de verificación es la comprobación periódica de que se respeta efectivamente… y el ajuste es devolverlo al estándar en caso de que se hubiera detectado que no estaba siendo así.

La relación entre ambos ciclos la representa Echeverría como se muestra en la figura adjunta.

Sobre ella, identifica el ciclo PDCA con la reflexión de diseño, pero al mismo tiempo cuestiona la claridad de la fase “A”: “Nos parece que esa fase sólo se justifica en ciclos que permitan desarrollar primero experiencias pilotos o experimentales y busquen una estandarización posterior. Muchas experiencias no lo permiten. Pero incluso cuando ese es el caso, creemos que esta fase del actuar (A) es confusa. Ella es sólo un punto de decisión que conduce sin otra mediación, según funcione o no funcione la experiencia piloto, ya sea a la estandarización (S), en cuyo caso nos salimos del ciclo, o a la vuelta a la planificación (P), en cuyo caso lo que se ha hecho es pasar directamente del verificar (C) al planificar (P). Preferimos, por tanto, mantener nuestra propuesta original que concibe al ciclo en la sucesión de diseño, ejecución y evaluación”.

A continuación, Echeverría propone una modalidad alternativa sobre la base del ciclo de reflexión, que incluye una fase de “Viabilización” entre “Diseño” y “Ejecución”.

Dice así: “Esta es una fase particularmente importante dentro de las organizaciones. Una vez que se ha completado el diseño, muchas veces es necesario asegurar el conjunto de condiciones y recursos que permitan su posterior ejecución.

El carácter de esta tarea es significativamente diferente de aquellas requeridas tanto en el diseño como en la ejecución. La emocionalidad y consecuentemente las acciones requeridas por las tareas de viabilización son muy diferentes. Se trata de un espacio conversacional distinto.

Esta es una fase que exige liderazgo, capacidad de seducción, posiblemente mucha negociación, para así obtener los respaldos políticos, los recursos financieros, materiales y humanos que hagan posible la posterior ejecución de lo diseñado“.

Bueno, pues me dirán que es un tema menor… pero me apetece explicar (dado el tiempo que dediqué a esta reflexión, fundamentalmente) por qué no comparto esas tesis.

Veamos… Se entiende mejor, desde mi punto de vista, la relación entre los ciclos de control y de mejora si se visualizan de la siguiente forma:

Para entender el ciclo de control hay que darle un sentido a la “S”, a la fijación de estándares, que no es fijar una referencia para el sistema, sino fijarla desde la identificación de una mejor práctica contrastada.

En competencias conversacionales, este estándar es el fruto del aprendizaje vital de cada uno, fundamentalmente de un aprendizaje de primer nivel, consecuencia de la observación de sucesivos ciclos de acción – resultado.

Sólo una vez identificado el estándar (o estructura de coherencia si elevamos el listón por encima de ámbitos específicos) puede comenzar el ciclo de control, que no permite el aprendizaje por sí mismo, pero sí el mantenimiento del sistema. Si el estándar responde a una buena práctica y está bien definido, incluso permite la estabilidad. La traducción al ser lingüístico parece fácil.

El ciclo SDCA lo único que propone es eso: mantener. Por eso, definido el estándar (’Standardize’), se trata de aplicarlo (’Do’), controlar los resultados (’Check’), y ajustar el proceso al estándar (’Act’) si esos resultados no son los esperados. ¿Por qué?: porque si el estándar estuviera bien definido, se entiende que este ciclo daría suficiente respuesta simplemente con mantenerlo.

Claro, el problema surge cuando manteniendo el estándar no se obtienen los resultados esperados (“siempre hay variables que se escapan”), o cuando los resultados que antes nos satisfacían ahora nos resultan insuficientes.

Es decir, traducido, cuando la estructura de coherencia de una persona le hace incompetente para afrontar un quiebre, tanto si la propia persona se lo plantea como si se ve forzada a hacerle frente.

Es en este momento cuando arranca el ciclo PDCA, donde debe planificarse (’Plan’) la mejora, ejecutarse (’Do’), controlar los resultados de la intervención (’Check’), y actuar (’Act’), acción que puede consistir en ajustar un nuevo estándar que reavive el ciclo de control, o relanzar un nuevo ciclo PDCA si los resultados son aún insatisfactorios. En cualquier caso la recurrencia no es nunca eterna, porque siempre debe finalizar en un nuevo estándar, aunque sea en base a medidas de control.

Este final es el que cierra el ciclo de la mejora continua, esa flecha que va del “A” del PDCA al “S” del SDCA tanto en mi dibujo como en el que aparece en el texto de Rafael Echeverría. Pero en este último falta la flecha desde el “A” del SDCA al “P” del PDCA que termina de dar sentido al “invento”.

La traducción parece de nuevo sencilla: el ciclo PDCA es el que permite el aprendizaje, tanto si estamos hablando de aprendizaje de primer nivel como de segundo, que en términos de procesos industriales estaría más relacionado con la experimentación (la innovación) que con el ensayo. En realidad y aunque parezca paradójico, ciclos PDCA son siempre previos a la posibilidad de desarrollar ciclos SDCA: como no podía ser de otra manera, nuestra estructura de coherencia es fruto del aprendizaje, y el hecho de seguir aprendiendo modifica nuestra estructura de coherencia actual, nuestro estándar.

Puedo, por tanto, seguir viviendo desde mi sitial de observación hasta que un quiebre me conduzca a saltar a otro.

Una curiosidad: ¿dónde estaría el ’coaching’ en términos de TQM? Pues, salvando las distancias, donde debe estar, en las “herramientas”: humanas (los “facilitadores” de los equipos) y metodológicas. Muchas de las herramientas de calidad total no son sino un impulso a los procesos de reflexión de diseño (diría que una mayoría) o de evaluación. Cuando se desarrollan en equipo con un buen “facilitador”, ayudan a planteamientos de enfoque múltiple y favorecen la escucha y el aprendizaje, que en ocasiones puede ser incluso de segundo nivel.

Nos queda ahora eso de que nos sobre la ”A”. Creo que con la interpretación anterior le damos sentido a esta fase (que por otra parte cobra un significado importante en la realidad física de los procesos, cuando se constata la dificultad que supone asegurar que se produzca). Sentido que sobre todo depende de entender que SDCA y PDCA no son posibles en estado puro: un SDCA aislado está condenado a degenerar o a ser superado por el entorno; un PDCA aislado lleva a un proceso absolutamente inestable, con una variabilidad insoportable y riesgo de derrumbe no recuperable en determinadas condiciones del entorno. Y esto también me parece que tiene una fácil traducción al ser conversacional.

El texto de Rafael Echeverría dice que muchas experiencias no permiten una estandarización, pero a mi modo de ver eso es por un entendimiento limitado de la distinción del estándar. Para mí siempre se acaba llegando a un estándar, un nuevo sitial de observación: si no somos capaces de fijarlo sobre las condiciones reguladoras de un proceso para que nos ofrezca resultados estables y satisfactorios, lo haremos sobre los controles que estableceremos sobre los resultados. Si aún no es suficiente, lo haremos sobre los niveles de error que estamos dispuestos a tolerar.

Traducido al lenguaje que nos ocupa, la resignación en algunos ámbitos de la existencia (por ejemplo) forma parte de la estructura de coherencia de una persona. Por supuesto que nos limita (en nuestra capacidad de actuar y en los resultados que podemos obtener), pero configura realmente parte de nuestro estándar de juzgar la vida.

Pero eso sí, nadie nos garantiza que todos los sitiales de nuestra existencia vayan a ser sólidos. ¡Qué le vamos a hacer! Tampoco los procesos industriales son perfectos.

Nos queda la distinción de la “Viabilización”. En mi opinión, forma parte inseparable de la fase de planificación: no puede haber un proyecto bien gestionado que no incluya en su fase de planificación un estudio de viabilidad, que no es un simple certificado de defunción (sí / no) sino un planteamiento interactivo con el diseño que permite hacerlo viable.

Claro es que en ocasiones resulta muy relevante (¿en qué gran proyecto, donde el riesgo sea alto, no lo es?), pero es un “P” como una casa. De hecho, siguiendo con la teoría básica de TQM, el proceso denominado “Historia de Calidad” define al menos 7 fases dentro de las cuatro del PDCA, y las iniciales buscan la “viabilización” del esfuerzo que se adivina.

Pero a mi modo de ver, la “viabilización” se produce adicionalmente en un segundo momento del ciclo: precisamente en el “A”, que recorre un subciclo de comprobación del nuevo estándar presuntamente encontrado hasta que realmente se confirman los resultados. Hablamos, por tanto, de una “viabilización” del estándar que se comprueba sobre todo cuando se procede a la industrialización de un nuevo proceso, cuando se pasa del prototipo a la producción serie.

Esto no corrige en modo alguno la relación de los procesos reflexivos de diseño y evaluación con la acción, pero creo que no cuestionan la validez interpretativa de los ciclos SDCA–PDCA ni siquiera pasados por el filtro del ser ontológico: sólo es un punto de vista diferente.

6 comments

  1. Hola, Jesús.

    ¿No ha sido suficiente mencionar-teclear las siglas “SDCA-PDCA” en los años que has pasado en el mundo de la mejora continua?.. ahora… incluso ¡POSTEAS! :O

    Bueno… aquí mi pequeña aportación a tu reflexión… ¿que tal si añadimos la tercera dimensión como explica Hiroshi Tasaka (escalera de espiral)?

    Quizá el ciclo PDCA sea quien consiga “elevar” mientras que el ciclo SDCA sea el encargado de evidenciar el estado “negación” (=180º) y de “negación de la negación” (=360º). Lo sé, es incomprensible lo que digo sin un dibujo.

    A eso añades el concepto de “Design Thinking”. Que si tratamos de traducir con el ciclo PDCA-SDCA… sería algo así como desligar los dos ciclos. Es decir, forzar a dar un salto bestial de “S”, que sería imposible de imaginar desde la óptica de un PDCA. Es como decir… “piensa un ‘S’ lo más alto posible (en clave de Tasaka) y luego piensa los ciclos necesarios de PDCA para llegar a ella”.

    Quiero decir con esto, que quizá tenemos que dar una nueva dimensión a los dos ciclos para que sigan siendo válidos.

    Uffff… sin apoyo grafico… igual lo único que he conseguido es liar. Lo siento.

    Un saludo.

    1. Magnífica analogía, Yuri.

      Creo que yo sí puedo imaginar espacialmente la espiral de Hiroshi Tasaka, añadiendo al giro recurrente (que no recursivo) el vector de desplazamiento vertical… aunque no lo había pensado nunca en términos de SDCA-PDCA.

      Quizá la innovación podría ser la fuerza centrífuga (que ya de por sí iría abriendo el diámetro del círculo en forma de espiral y que por tanto ni siquiera en plano aparentaría volver a donde se estaba), que en el caso más disruptivo iría reforzada de una fuerza electromagnética exterior que podría hacer, incluso, que el punto se saliera del vórtice.

      En términos de reflexión, estas dos etapas adicionales serían reflexiones de diseño cuya analogía podría ser las técnicas de cretividad y el Design Thinking o el pensamiento lateral.

      Buff…

      A lo mejor es ahora a mí al que no hay quien siga con esta nueva analogía…😉

      Mil gracias por tu comentario.

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