Reflexiones: priorizar, esa cómoda falacia

falaciaPriorizar es un verbo de significado complicado, con el que nos justificamos o incluso nos engañamos con extraordinaria y sospechosa facilidad.

Hablando de diseño estratégico o de elegir los objetivos a abordar en un plan de gestión o de distribuir los recursos disponibles entre varios proyectos posibles, seguro que si les digo que “priorizar es un error“… muchos de ustedes, estimados lectores, discreparían abiertamente conmigo.

¿Lo hacen? ¿Discrepan?

¿Les he encendido alguna lucecita de alarma que excite su curiosidad?

Pues déjenme decirles que, en mi modesta opinión, el uso que tácitamente hacemos muchas veces del verbo “priorizar” en nuestras organizaciones es una auténtica falacia, y su aplicación, un cáncer que instala a las personas en la complacencia de haber hecho las cosas bien, cuando la realidad está bastante distante de ello.

Y eso, en las empresas y entre directivos, es un asunto grave.

Todo comienza en otra falacia: asumir que hay que distribuir una bolsa de recursos finitos. ¿Tampoco están de acuerdo con que eso sea una falacia?

Pues vamos a tener que pelear mucho hoy… 😉

Veamos… No quiero con eso afirmar que los recursos que podamos tener sean infinitos, no soy un ingenuo. Lo que quiero decir es que el postulado del párrafo anterior, en la práctica, suele conllevar varias lecturas tácitas perversas:

  • Finito no quiere decir escaso, pero es fácil ver cómo se asume su equivalencia, ¿verdad? Escaso es que es inferior a lo necesario… y no es evidente que el disponer de recursos finitos signifique que no disponemos de los necesarios.
  • Tener no es igual a disponer. Con demasiada frecuencia nos instalamos en lo que podemos alcanzar sólo con lo que está bajo nuestro dominio o control absoluto. Pero hay recursos de los que podemos disponer aunque no sean “nuestros”, ¿no? Y por cierto… ¿recuerdan el verbo pedir?
  • ¿Son ustedes de los que creen que la mayoría de los retos deben abordarse mediante trabajo de conocimiento? Pues si es así… ¿me explican cómo miden la “finitud” del recurso conocimiento que puede desarrollar una persona? Ejem…

Llevo ya recorridos muchos años de vida laboral y he pasado por varias organizaciones y equipos… y en todos, pero en todos ellos, ha habido momentos importantes en que el equipo llega a la conclusión de que “queremos hacerlo todo y a todo no se puede llegar” y por consiguiente, “no sabemos priorizar” o “tenemos que priorizar”.

Aparentemente, el equipo tiene razón: uno no puede hacer en la vida todo lo que quiere, porque no le da la vida… o no le dan las capacidades de las que dispone.

Pero es que el proceso, en las empresas, suele tener un “antes” de esa situación en la que alguien parece descubrir la piedra filosofal y el bálsamo de Fierabrás todo junto cuando propugna que “hay que priorizar”.

Cuando una empresa se embarca en una reflexión estratégica o cuando desencadena un proceso de definición de un plan de gestión, incluido el correspondiente despliegue de objetivos, el resultado final es siempre una conjunción de apuestas y renuncias.

En efecto, identificados los factores de competitividad y analizado el posicionamiento estratégico actual y el deseado, la conclusión de un proceso de reflexión estratégica es un conjunto de retos organizativos seleccionados a costa de otros que, siendo igualmente posibles, no se consideraron relevantes o deseados. Es decir, el resultado de una reflexión estratégica ya lleva implícita no solo una priorización de líneas de trabajo, sino incluso renuncias explícitas o tácitas a infinitas otras posibilidades.

De igual modo, cuando se elabora un plan de gestión, se establece un despliegue de objetivos que se supone conducirán las acciones que van a permitir a la organización alcanzar las mejoras de rentabilidad, de penetración en el mercado o de funcionamiento interno que se desea alcanzar.

Pasa igual en un proyecto de mejora: tras el proceso de análisis, se determinan las acciones a realizar para alcanzar un determinado grado de mejora, que nunca son todas las posibles sino las que se consideran necesarias.

Y es que en esa palabra, necesarias, radica la clave de lo que quería decir. Cuando semanas o meses más tarde se observa un “atasco” en el rendimiento con que la organización va digiriendo sus planes, ya no se trata de priorizar, si se entiende que “priorizar” es decidir de nuevo qué se va a hacer y qué se va a abandonar… porque estaremos dejando de hacer cosas que en su momento tuvimos claro que eran necesarias y por tanto estaremos comprometiendo seriamente el logro.

La competitividad es tan intensa y los competidores tan rápidos que en numerosas ocasiones, una empresa necesita hacer todo lo que ha definido que necesita hacer, si quiere sostener su supervivencia. Podrá renunciar a algunas cosas, pero muy probablemente eso tendrá un coste no deseado y a veces difícil de recuperar.

Priorizar significa decidir qué hay que hacer antes y qué después, dónde hay que poner los mejores recursos y personas a trabajar, en dónde hay que poner un mayor empeño o foco.

A veces, priorizar es solo reservar y proteger un pedazo de esos recursos, destinados a retos que serían absorbidos por las necesidades operativas en caso de no hacerlo (diversificación o innovación, por ejemplo).

Pero si hablamos de que hay que priorizar de entre lo que hemos identificado que es necesario hacer, priorizar ya no es decidir qué no haremos.

Otra cosa es que, después, en el desarrollo de la acción, nuestras limitaciones o los imprevistos que fueran surgiendo nos impidan alcanzar el final de la lista. Eso es hasta natural.

Pero la labor de un equipo líder es trabajar en el “cómo sí”, en cómo la organización llega a todo lo necesario, empezando (eso sí) por lo prioritario.

Para conseguir que se haga simplemente lo que aparentemente se puede hacer… basta un buen gestor. Y en castizo, oigan, “eso lo hace cualquiera” (… que se ponga a ello).

Así que corrijo ahora la provocación del principio 😉 : sí hay que priorizar, pero escapando de dotarle al verbo de ese otro significado complaciente… y falaz.

11 comments

  1. “Finito no quiere decir escaso” y “priorizar no quiere decir desechar”, dos claves fundamentales Jesús.
    Me gusta lo de “reservar y proteger un pedazo de esos recursos” porque puede suceder, y sucede, que tras ponernos con las prioridades se hayan producido algunos cambios que ya dan cabida a esas otras actuaciones.
    Lo de la revisión sistemática (no neurótica) es una buena medida.

    Un saludo

    1. Sucede siempre, Isabel. Al menos esa es mi experiencia. Por eso proteger esa reserva de recursos, al menos para la parte que consideramos prioritaria (ahora sí), facilita el equilibrio entre diseño y emergencia.

      Ese equilibrio será siempre inestable, me temo, pero de no hacerlo así… no es que vaya a ser inestable, es que no podrá ser: vencerá siempre el lado en el que más apriete el zapato.

      Pero lo que me preocupa es la cantidad de veces que veo a la gente instalarse en la renuncia con la comodidad intelectual de ese “a todo no se puede” sin que sea evidente que en efecto hayamos llegado al límite de lo posible.

      Eso… se llama complacencia. Y hay que batallar contra ella. Cada día.

      Gracias por comentar… 🙂

  2. Absolutamente de acuerdo Jesús, priorizar no es sinónimo de “escoger” que es cómo se suele utilizar, creo yo que en un principio de manera eufemística y ahora ya por esa actitud poco respetuosa respecto a las palabras y a su significado original [mezcla, pienso, a partes iguales de ignorancia y de ese arrebato pseudo-intelectual a redefinir conceptos]. Como también debería ser obvio que el proceso de planificación conlleva separar la paja del grano y que, una vez llegados a un punto, lo que hay es lo que se debe [que no siempre lo que “se puede ya!”] de hacer.

    Aún así, y quizás porque me dedico a ello, mi obligación es mosquearme ante este tipo de terminología ya que puede que a veces la incoherencia delate que la terminología utilizada no responde tanto a la teoría del proceso que se supone que se ha seguido como a la realidad que se ha puesto en práctica. Me refiero a que, si por aquello de evitar el conflicto o de ir deprisa, o por cualquier otra circunstancia que motiva a hacer las cosas con los pies, realmente no se ha planificado [previendo, analizando, ponderando, separando grano-paja] si no que, por ejemplo, se han “listado” ideas, peticiones, arrebatos u obsesiones varias en forma de objetivos, es cuando se relativiza su “necesidad” y al final se prioriza en función de recursos, como cuando entre la carta a los reyes y lo que los reyes te traían había una distancia en función de los recursos que había en casa… 😉

    En fin, que sí!, que van muy bien posts como estos para recolocar y fijar conceptos [los podríamos denominar post kata 😉
    Un abrazo!

    1. Jeje… Gracias, Manel.

      Me encanta eso de “post kata”… Jeje…

      Tienes toda la razón, desde mi punto de vista, también en tu segundo párrafo: una fotografía de momentos muy reales que muchos hemos vivido en primera persona.

      Te diré que tengo otro “post kata” entre manos… ¡precisamente hablando de planificación! Sólo lo tengo esbozado, pero me huele a que lo voy a disfrutar… 🙂

      Eso sí, en mi caso lo que recuerdo es una tarea de reorientación razonada y muy convincente de los primeros borradores de carta a los reyes… precisamente para que la distancia con la realidad no fuera luego muy exagerada. Seguro que también se puede buscar una analogía para esto… pero lo dejo a la imaginación de cada uno… 😉

      Un abrazo.

  3. Siento discrepar cariñosamente,queridos contertulios. “Finito” no es un sinónimo exacto de “escaso”, pero no creo que eso sea lo más importante. De lo que se trata es de entender bien qué significa “escaso”, es decir = se dispone de un recurso en cantidades inferiores a las que se necesitarían dados unos objetivos. Esa definición implica que si quieres que algo sea “finito” pero NO “escaso”, tendrían que estar muy bien ajustados los recursos con las necesidades. En caso de un desequilibrio, o aumentas los recursos disponibles o reduces tus necesidades. ¿Qué son esos “recursos” en la empresa? Por simplificar, diremos que “tiempo/personas”. Así que veamos los dos caminos posibles: 1) Aumentas recursos hasta cubrir todas tus necesidades (objetivos): Ese escenario es complicado en el momento actual, y todos los sabemos. Implicar a gente de fuera, buscar colaboraciones, también cuesta dinero, o sea, recursos, 2) Reducir tus “necesidades” (objetivos) hasta ajustarlas a los recursos disponibles (OK, “disponibles” y no “en propiedad”): Esto sí que es mucho más factible, y en eso consiste precisamente fijar “estrategias”, que no es más… siento decirlo, que: escoger, descartar, renunciar, abandonar, decir que no a cosas y centrarse sólo en lo que podamos (y nos conviene) hacer. Tú lo comentabas, Jesús, que la palabra “necesarias” era la clave. ¿Qué es “necesario” y qué no? Lo que pasa es que la-estrategia-como-ejercicio-de-renuncia cuesta mucho, muchísimo, porque duele equivocarse, y elegir mal. También cuesta mantener una disciplina, porque lo que suele pasar mucho es que a la semana creemos que se falló NO porque la elección/descarte haya sido mala, sino porque no esperamos un tiempo prudente para que afloren los resultados. Yo no tengo la menor duda de que hay que ser valientes en la renuncia a cosas, y que es una forma de “priorizar” objetivos y asignación de recursos.
    Nada es igual de “necesario”. Eso también lo tengo claro. En cualquier organización (profesional) se pueden y se deben establecer jerarquías de necesidades. Las vas cubriendo según su importancia (no su “urgencia”). Y estoy cansado de ver que a menudo identificamos como “necesario hacer” algo que no lo es realmente. Creo que ahí está clave de una buena estrategia. Te juro que a mí, como “unidad-de-recurso-que-hay-que-gestionar”, me ha costado muchísimo entender y aceptar esto. Y las mejores cosas que he hecho en mi vida se las debo al foco, o sea, a escoger y descartar bien. Y las peores son hijas del café-para-todos, de mi resistencia a priorizar o a respetar las prioridades que me establecí.
    Bonito tema y complicado tema…
    Un abrazo 🙂

    1. Creo que en el fondo no discrepas, Amalio. Pones matices y criterios que yo creo que podemos compartir, porque forman parte de las conclusiones que uno saca de muchos años de observación.

      En el post parto de la base de que se ha realizado un buen ejercicio de lo que Manel identifica como “planificación”. Ahí sí que hay que optar. La planificación estratégica implica decidir qué camino se tratará de recorrer y que camino se decide abandonar. Y bajando el foco estratégico, en la lista de la compra también es más que recomendable decir a unos cuantos “generales” que “lo suyo no toca”… o al menos no toca de momento.

      Es verdad que eso no se suele hacer, pero ese es otro problema.

      Yo incidía en el despliegue de la estrategia, aún cuando ésta se hubiera concretado bien.

      Me rebelo a que a partir de ese momento volvamos a cortar las alas de nuestros retos porque simplemente no tenemos recursos para ello o nos digamos a nosotros mismos que no los tenemos… con sospechosa, confortable y repetitiva comodidad.

      Digo que hay que hacer un esfuerzo incluso mayor en el “cómo sí”. Digo que es responsabilidad de un equipo directivo saltar las barreras de los recursos limitados, haciendo que lo que parecía difícil se haga posible: la realidad tiene que vencernos, no convencernos a priori.

      Incluso en ámbitos financieros he visto demostrar que hay cosas posibles después de haberlas rechazado por inviables. Y en cuanto a las cargas personales de trabajo… nada hay más líquido que el grado con que cada persona decida usar su conocimiento. 😉

      Un abrazo, Amalio.

  4. Creo que llegado a este punto de detalle es importante tener en cuenta el contexto, las actitudes, la tipología de retos planteados y las necesidades o expectativas a las que responden. Conceptos como “sospechoso, confortable y repetidamente cómodo” traen aires distintos de la focalización apasionada y comprometida de Amalio. Las personas que se hallan detrás de las herramientas son muy importantes a la hora de comentar la utilización o utilidad de estas herramientas y suele dejarse de lado, entre sombras, casi siempre para mantener la asepsia de la reflexión centrándola en los conceptos y en los procesos.

    Por otro lado, es evidente que si el desarrollo de los acontecimientos lleva a ciertos cruces uno no tiene más remedio que tomar una decisión y escoger uno de los caminos si quiere seguir avanzando. El tema está en el enfoque del proceso ya que este enfoque determina, en cierto modo, los criterios para tomar decisiones posteriores y la “confortabilidad con la que sean tomadas”, el tema está en que si fijar estrategias consiste en: escoger, descartar, renunciar, abandonar, decir que no a cosas y centrarse sólo en lo que podamos (y nos conviene) hacer, como dice Amalio o si uno escoge, descarta, renuncia, abandona, etc., antes y, a partir de aquí, se fijan las estrategias. Claro, esto determina en mucho el “apego” y grado de compromiso sobre las decisiones tomadas [creo que una palabra clave es “compromiso”].

    Este tema es el campo de batalla con el que vengo lidiando continuamente a lo largo de 20 años, tanto en carne propia como en ajena. Me es difícil apartarme del argumento de Amalio porque a lo largo de estos años he terminando focalizando los retos pero también es verdad que miro de hacerlo de tal manera que puedan ser considerados como mínimos imprescindibles para dar un salto que creo necesario. Si no es así he de cuestionarme si me vale la pena el empeño ya que relacionar perspectiva, ideas y recursos lo hago siempre, de natural, para poder ir tirando.
    También me es difícil, si hemos de ser prácticos, eso de priorizar en función de lo importante y de cómo lo importante no suele ser la mayor parte de las veces la urgencia a la que llevan las incidencias [no previstas]. Suelo encontrarme que ciertos tipos de retos, básicamente aquellos más “estratégicos” [a larguísimo plazo] relacionados con el desarrollo, son los más sensibles a padecer este tipo de priorizaciones. Al final es siempre lo mismo, se planifica desde la concepción de terminar haciendo lo que se pueda y aquí sí que creo que el enfoque es importante: ¿Esto es una hoja de ruta que va a servir para orientarnos y al final hacer aquello que “podamos” hacer o realmente la realidad ha de vencernos y no convencernos a priori?

    Para finalizar [me estoy enrollando y esto no tiene fin…;-)] quizás lo importante no sean tanto los retos propuestos como el puerto al que nos permiten llegar [doy por sentado que los retos están interrelacionados y concluyen en un modelo organizativo, personal o de empresa distinto del que se parte y en que es lo que realmente se busca], aquí entran temas sensibles metodológicamente, como la temporalización de los planes, la estabilidad de los objetivos que se han concretado, etc., y que sí que creo que, en los tiempos que corren, deben estar sujetos a un seguimiento y control que permita modificarlos [adaptarlos, sustituirlos] si con ello no se altera la meta. Vaya, el plan como una carta de navegación para arribar a un puerto deseado sabiendo que la derrota será distinta al rumbo establecido y que el arrastre de la corriente o al abatimiento del viento obligará a hacer correcciones a lo largo de la travesía.

  5. Tu invitación a la discrepancia me ha hecho agarrarte de la mano, sin dudar, para recorrer el resto del camino. Como el niño que acompaña a quien intuye que le llevará a un lugar en el que le espera algo especial, diferente, sorprendente, … Algún tipo de tesoro, vaya!
    En mi caso, el tesoro es un baúl lleno de argumentaciones procedentes de valiosas experiencias que no está marcado con una cruz, sino que se encuentra desparramado a lo largo de tu post y de los comentarios.

    Igual que una melodía puede emocionar en diferente modo al oyente según quién la interprete, las palabras ofrecen esa riqueza al lector interesado.

    Me suelto de la mano, ahora.
    Quiero desandar los pasos y recorrer de nuevo.
    Con calma.
    Con la misma calma que aconsejáis para definir las necesidades en base a las cuales priorizar, alejando eso que, a veces, me parece un impulso básico y primitivo y que nos empuja a correr en cada momento, como si aún nos siguiese algún depredador!

  6. Tu invitación a la discrepancia me ha hecho agarrarte de la mano ,sin dudar, para recorrer el resto del camino. Como el niño que acompaña a quien intuye que le llevará a un lugar en el que le espera algo especial, diferente, sorprendente, … Algún tipo de tesoro, vaya!
    En mi caso, el tesoro es un baúl lleno de argumentaciones procedentes de valiosas experiencias que no está marcado con una cruz, sino que se encuentra desparramado a lo largo de tu post y de los comentarios.

    Igual que una melodía puede emocionar en diferente modo al oyente según quién la interprete, las palabras generan esa misma riqueza para el lector interesado.

    Me suelto de la mano, ya.
    Para desandar los pasos y recorrer de nuevo.
    Con calma.
    Con la misma calma con la que aconsejáis definir necesidades para priorizar en base a ellas, alejando ese impulso primitivo de correr a cada momento, como si aun nos persiguiese algún depredador.

    Un placer leer tu música. Y la profundidad y matices que aporta a la melodía el resto de las voces.

    1. A veces uno no sabe qué responder ante comentarios como éste. Halaga mucho que te digan que se disfruta navegando sobre las letras de una conversación que por producirse las enriquece.

      Gracias, muy bienvenida, Marta. La bitácora recoge tu visita y espera que vuelvas…

Responder

Introduce tus datos o haz clic en un icono para iniciar sesión:

Logo de WordPress.com

Estás comentando usando tu cuenta de WordPress.com. Cerrar sesión / Cambiar )

Imagen de Twitter

Estás comentando usando tu cuenta de Twitter. Cerrar sesión / Cambiar )

Foto de Facebook

Estás comentando usando tu cuenta de Facebook. Cerrar sesión / Cambiar )

Google+ photo

Estás comentando usando tu cuenta de Google+. Cerrar sesión / Cambiar )

Conectando a %s