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Reflexiones: “El ciclo de la reflexión” y el PDCA

Tras el aperitivo de un post anterior sobre el artículo “El ciclo de la reflexión” de Rafael Echeverría, en el que descubríamos al trabajo reflexivo de aprendizaje como el tercer vértice del triángulo que completan el trabajo individual y el trabajo de coordinación, arranco esta segunda y última parte discrepando de su visión sobre el significado del ciclo SDCA y, además, sobre la relación entre los ciclos SDCA-PDCA… que es, a mi modo de ver, la mejor (¿la única?) forma de entender el concepto de mejora continua.

¿Sorprendidos? Pues es que, aunque les parezca curioso, Echeverría dedica los dos últimos apartados de su texto a analizar “la importancia del trabajo reflexivo en la gestión de calidad total (TQM): el ciclo PDCA“.

En ellos reconoce que una de las principales contribuciones del movimiento de calidad total ha sido el énfasis que ha colocado en el trabajo reflexivo o de aprendizaje, con un numerosas herramientas dedicadas precisamente a elevar el desempeño de este tipo de trabajo.

Lo que hace Echeverría a continuación es cuestionarlo y proponer una modalidad alternativa al tradicional ciclo de mejora Plan-Do-Check-Act (planificar la mejora, ejecutarla, comprobar los resultados y ajustar los nuevos estándares).

Para ello, introduce el segundo de los ciclos que, combinados, explican el concepto de mejora continua: el ciclo de control o SDCA (Standardize-Do-Check-Act), que se diferencia del anterior en que su objetivo es mantener un proceso bajo los estándares establecidos, con lo que la fase de estandarización se limita al establecimiento de un estándar, la de ejecución es aplicarlo, la de verificación es la comprobación periódica de que se respeta efectivamente… y el ajuste es devolverlo al estándar en caso de que se hubiera detectado que no estaba siendo así.

La relación entre ambos ciclos la representa Echeverría como se muestra en la figura adjunta.

Sobre ella, identifica el ciclo PDCA con la reflexión de diseño, pero al mismo tiempo cuestiona la claridad de la fase “A”: “Nos parece que esa fase sólo se justifica en ciclos que permitan desarrollar primero experiencias pilotos o experimentales y busquen una estandarización posterior. Muchas experiencias no lo permiten. Pero incluso cuando ese es el caso, creemos que esta fase del actuar (A) es confusa. Ella es sólo un punto de decisión que conduce sin otra mediación, según funcione o no funcione la experiencia piloto, ya sea a la estandarización (S), en cuyo caso nos salimos del ciclo, o a la vuelta a la planificación (P), en cuyo caso lo que se ha hecho es pasar directamente del verificar (C) al planificar (P). Preferimos, por tanto, mantener nuestra propuesta original que concibe al ciclo en la sucesión de diseño, ejecución y evaluación”.

A continuación, Echeverría propone una modalidad alternativa sobre la base del ciclo de reflexión, que incluye una fase de “Viabilización” entre “Diseño” y “Ejecución”.

Dice así: “Esta es una fase particularmente importante dentro de las organizaciones. Una vez que se ha completado el diseño, muchas veces es necesario asegurar el conjunto de condiciones y recursos que permitan su posterior ejecución.

El carácter de esta tarea es significativamente diferente de aquellas requeridas tanto en el diseño como en la ejecución. La emocionalidad y consecuentemente las acciones requeridas por las tareas de viabilización son muy diferentes. Se trata de un espacio conversacional distinto.

Esta es una fase que exige liderazgo, capacidad de seducción, posiblemente mucha negociación, para así obtener los respaldos políticos, los recursos financieros, materiales y humanos que hagan posible la posterior ejecución de lo diseñado“.

Bueno, pues me dirán que es un tema menor… pero me apetece explicar (dado el tiempo que dediqué a esta reflexión, fundamentalmente) por qué no comparto esas tesis.

Veamos… Se entiende mejor, desde mi punto de vista, la relación entre los ciclos de control y de mejora si se visualizan de la siguiente forma:

Para entender el ciclo de control hay que darle un sentido a la “S”, a la fijación de estándares, que no es fijar una referencia para el sistema, sino fijarla desde la identificación de una mejor práctica contrastada.

En competencias conversacionales, este estándar es el fruto del aprendizaje vital de cada uno, fundamentalmente de un aprendizaje de primer nivel, consecuencia de la observación de sucesivos ciclos de acción – resultado.

Sólo una vez identificado el estándar (o estructura de coherencia si elevamos el listón por encima de ámbitos específicos) puede comenzar el ciclo de control, que no permite el aprendizaje por sí mismo, pero sí el mantenimiento del sistema. Si el estándar responde a una buena práctica y está bien definido, incluso permite la estabilidad. La traducción al ser lingüístico parece fácil.

El ciclo SDCA lo único que propone es eso: mantener. Por eso, definido el estándar (’Standardize’), se trata de aplicarlo (’Do’), controlar los resultados (’Check’), y ajustar el proceso al estándar (’Act’) si esos resultados no son los esperados. ¿Por qué?: porque si el estándar estuviera bien definido, se entiende que este ciclo daría suficiente respuesta simplemente con mantenerlo.

Claro, el problema surge cuando manteniendo el estándar no se obtienen los resultados esperados (“siempre hay variables que se escapan”), o cuando los resultados que antes nos satisfacían ahora nos resultan insuficientes.

Es decir, traducido, cuando la estructura de coherencia de una persona le hace incompetente para afrontar un quiebre, tanto si la propia persona se lo plantea como si se ve forzada a hacerle frente.

Es en este momento cuando arranca el ciclo PDCA, donde debe planificarse (’Plan’) la mejora, ejecutarse (’Do’), controlar los resultados de la intervención (’Check’), y actuar (’Act’), acción que puede consistir en ajustar un nuevo estándar que reavive el ciclo de control, o relanzar un nuevo ciclo PDCA si los resultados son aún insatisfactorios. En cualquier caso la recurrencia no es nunca eterna, porque siempre debe finalizar en un nuevo estándar, aunque sea en base a medidas de control.

Este final es el que cierra el ciclo de la mejora continua, esa flecha que va del “A” del PDCA al “S” del SDCA tanto en mi dibujo como en el que aparece en el texto de Rafael Echeverría. Pero en este último falta la flecha desde el “A” del SDCA al “P” del PDCA que termina de dar sentido al “invento”.

La traducción parece de nuevo sencilla: el ciclo PDCA es el que permite el aprendizaje, tanto si estamos hablando de aprendizaje de primer nivel como de segundo, que en términos de procesos industriales estaría más relacionado con la experimentación (la innovación) que con el ensayo. En realidad y aunque parezca paradójico, ciclos PDCA son siempre previos a la posibilidad de desarrollar ciclos SDCA: como no podía ser de otra manera, nuestra estructura de coherencia es fruto del aprendizaje, y el hecho de seguir aprendiendo modifica nuestra estructura de coherencia actual, nuestro estándar.

Puedo, por tanto, seguir viviendo desde mi sitial de observación hasta que un quiebre me conduzca a saltar a otro.

Una curiosidad: ¿dónde estaría el ’coaching’ en términos de TQM? Pues, salvando las distancias, donde debe estar, en las “herramientas”: humanas (los “facilitadores” de los equipos) y metodológicas. Muchas de las herramientas de calidad total no son sino un impulso a los procesos de reflexión de diseño (diría que una mayoría) o de evaluación. Cuando se desarrollan en equipo con un buen “facilitador”, ayudan a planteamientos de enfoque múltiple y favorecen la escucha y el aprendizaje, que en ocasiones puede ser incluso de segundo nivel.

Nos queda ahora eso de que nos sobre la ”A”. Creo que con la interpretación anterior le damos sentido a esta fase (que por otra parte cobra un significado importante en la realidad física de los procesos, cuando se constata la dificultad que supone asegurar que se produzca). Sentido que sobre todo depende de entender que SDCA y PDCA no son posibles en estado puro: un SDCA aislado está condenado a degenerar o a ser superado por el entorno; un PDCA aislado lleva a un proceso absolutamente inestable, con una variabilidad insoportable y riesgo de derrumbe no recuperable en determinadas condiciones del entorno. Y esto también me parece que tiene una fácil traducción al ser conversacional.

El texto de Rafael Echeverría dice que muchas experiencias no permiten una estandarización, pero a mi modo de ver eso es por un entendimiento limitado de la distinción del estándar. Para mí siempre se acaba llegando a un estándar, un nuevo sitial de observación: si no somos capaces de fijarlo sobre las condiciones reguladoras de un proceso para que nos ofrezca resultados estables y satisfactorios, lo haremos sobre los controles que estableceremos sobre los resultados. Si aún no es suficiente, lo haremos sobre los niveles de error que estamos dispuestos a tolerar.

Traducido al lenguaje que nos ocupa, la resignación en algunos ámbitos de la existencia (por ejemplo) forma parte de la estructura de coherencia de una persona. Por supuesto que nos limita (en nuestra capacidad de actuar y en los resultados que podemos obtener), pero configura realmente parte de nuestro estándar de juzgar la vida.

Pero eso sí, nadie nos garantiza que todos los sitiales de nuestra existencia vayan a ser sólidos. ¡Qué le vamos a hacer! Tampoco los procesos industriales son perfectos.

Nos queda la distinción de la “Viabilización”. En mi opinión, forma parte inseparable de la fase de planificación: no puede haber un proyecto bien gestionado que no incluya en su fase de planificación un estudio de viabilidad, que no es un simple certificado de defunción (sí / no) sino un planteamiento interactivo con el diseño que permite hacerlo viable.

Claro es que en ocasiones resulta muy relevante (¿en qué gran proyecto, donde el riesgo sea alto, no lo es?), pero es un “P” como una casa. De hecho, siguiendo con la teoría básica de TQM, el proceso denominado “Historia de Calidad” define al menos 7 fases dentro de las cuatro del PDCA, y las iniciales buscan la “viabilización” del esfuerzo que se adivina.

Pero a mi modo de ver, la “viabilización” se produce adicionalmente en un segundo momento del ciclo: precisamente en el “A”, que recorre un subciclo de comprobación del nuevo estándar presuntamente encontrado hasta que realmente se confirman los resultados. Hablamos, por tanto, de una “viabilización” del estándar que se comprueba sobre todo cuando se procede a la industrialización de un nuevo proceso, cuando se pasa del prototipo a la producción serie.

Esto no corrige en modo alguno la relación de los procesos reflexivos de diseño y evaluación con la acción, pero creo que no cuestionan la validez interpretativa de los ciclos SDCA–PDCA ni siquiera pasados por el filtro del ser ontológico: sólo es un punto de vista diferente.

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Reflexiones: “El ciclo de la reflexión”, el optar y la acción

En un artículo escrito en 1999 titulado “El ciclo de la reflexión”, Rafael Echeverría aborda la reflexión como una forma particular de conversación recursiva, que resulta propia y singular del lenguaje humano.

Adelanto que me pareció un excelente artículo sobre la reflexión y la acción y que me considero una persona con alta capacidad de reflexión, por lo que el texto captó de inmediato mi atención. Al hilo de su lectura, varias de sus ideas me dejaron una herencia reflexiva… 😉 … que en algunos casos pude elaborar de forma más o menos coherente y que en otros se quedó dentro simplemente como una inconcreta incomodidad.

Ya ven que, para mí, el artículo daba mucho de sí… así que trataré de traer mis evocaciones a dos posts, para hacerlo más digerible.

Siguiendo a Humberto Maturana, Rafael Echeverría deriva que “en el proceso de vivir nuestra experiencia, que acompaña a todo ser vivo, los seres humanos añadimos una dimensión especial que le confiere a nuestra existencia, a nuestra forma de vivir, algunos rasgos particulares. Hacemos de la propia experiencia un objeto de observación. Somos capaces de reflexionar sobre ella. Al hacerlo, surge la capacidad de conferirle sentido a la vida. Desde ese momento, los seres humanos entrelazan su experiencia de vivir con la experiencia de conferir sentido. Una vez que lo hacemos, la vida pasa a ser vivida según el sentido que le conferimos“.

Recuerda también que “[Albert Camus ya estableció que] los seres humanos son los únicos seres vivos que se suicidan, que pueden optar por continuar viviendo o terminar con sus vidas. En esta opción fundamental observamos dos factores decisivos y ambos remiten al lenguaje humano. En primer lugar está el fenómeno del optar, de tomar una decisión, a que los seres humanos tenemos acceso por cuanto somos seres lingüísticos. Escoger es un acto fundado en la capacidad reflexiva del lenguaje, a través de la cual observamos y sopesamos opciones diferentes. Otros seres vivos no tienen la capacidad de escoger, de plantearse opciones y decidirse por una de ellas. En sus acciones, carecen precisamente de la capacidad reflexiva que es inherente a los seres humanos. Por ello, carecen también del sentido de la responsabilidad“.

La primera duda que me suscita el artículo es respecto a la relación que se presenta como inequívoca entre el optar, la capacidad reflexiva y el lenguaje (y en derivada, sobre la imposibilidad de optar de otros seres vivos). También sobre si el suicidio es el resultado inapelable del juicio de sinsentido de la vida, como una relación causa – efecto en la que nada más puede interferir si se manifiesta.

No me interesa aquí ahondar en los casos de los supuestos comportamientos “suicidas” entre animales (léase perros, lemmings, ballenas…). Ese aspecto de la discusión, que suele centrarse en razonamientos tan variados como el seguimiento al líder o la orientación genética, queda en todo caso muy lejos del resultado de escoger la muerte como opción ante la reflexión de que la vida ya no tiene sentido.

Pero sí queda algo que me inquieta, aunque no sepa definirlo con precisión, relacionado con ese juicio inapelable de que “el suicidio es el resultado extremo de la ausencia de sentido“. Tal vez tenga que ver con las emociones y con su interferencia en los juicios racionales, para lo bueno y para lo malo: el miedo, el amor a los demás o hasta la cobardía, juegan muchas veces un papel relevante en nuestras decisiones… y en esa también, o eso supongo. A fin de cuentas, las emociones no son sino predisposiciones a la acción.

Y si eso es así en una situación tan al límite… ¿cómo juegan las emociones, en general, en los procesos de reflexión?

Y si las emociones “nos pasan”, sin que seamos capaces de evitarlo, ¿no habrá alguna clave que escudriñar en el análisis de cómo incide nuestro entorno, y en definitiva el sistema al que pertenecemos, en nuestra capacidad de optar y como derivada en nuestra libertad condicionada para la reflexión? ¿Cómo escapamos de ahí? ¿A través de la fundamentación de juicios…? ¿Solos…?

En el mismo artículo, Rafael Echeverría identifica la conciencia como proceso reflexivo, pero creo que, por extraño que les parezca, lo hace confundiendo en parte conciencia con toma de conciencia o consciencia, desprovistas éstas últimas de toda consideración ética y quedando remitidas a su identidad fenomenológica de observación de nosotros mismos, de nuestra experiencia y de lo que acontece a nuestro alrededor.

Relacionar así la reflexión con los acontecimientos que nos rodean o con nuestra propia experiencia, es relacionarla con la acción. Así que me van a permitir que sobrevuele ese asunto concreto de la conciencia… porque no quiero alargarme más antes de analizar es el valor de la reflexión previa a la acción en estado puro.

Echeverría distingue dos ciclos de reflexión en función de su posicionamiento temporal frente a la acción: si se produce antes de ésta, hablamos de una reflexión de diseño; si es posterior, de una reflexión de evaluación.

Partiendo de los postulados de Donald Schön (ex-profesor del MIT), afirma que la progresiva y natural separación de la reflexión y la acción directa ha sido la base del alejamiento de la ciencia y la técnica… y que parte de los problemas que la formación universitaria tiene para formar profesionales nacen también de ahí.

Así, afirma que uno de los resultados de esta disociación “es la atrofia relativa de la capacidad reflexiva autónoma de los profesionales y, por lo tanto, su falta de entrenamiento para encarar exitosamente situaciones críticas no anticipadas y sus dificultades para desarrollar procesos autónomos de aprendizaje fundados en su propia experiencia profesional. Sin desmerecer la importancia de la reflexión científica, el mundo de hoy exige el incremento de la capacidad reflexiva de los profesionistas. Dados el nivel de complejidad que encaramos en la actualidad, la aceleración del cambio que registra nuestro entorno, los niveles de incertidumbre que ello genera y la necesidad de un aprendizaje permanente que evite la obsolescencia de nuestras competencias, no es posible que un profesional se desempeñe efectivamente en el mundo de hoy si no desarrolla capacidad autónoma de reflexión. Todo ello obliga a replantear la relación existente entre reflexión y acción profesional, a disolver la separación entre ambas y a buscar un modelo que permita desarrollar diferentes modalidades de reflexión a partir de los requerimientos que surgen directamente de la acción. A este desafío responde la propuesta de la reflexión en la acción“.

Hoy, al volver a leer este texto, me ha venido a la mente el artículo que escribí hace ahora un año sobre universidad y empresa. En él me cuestionaba la bondad a largo plazo de modelos altamente integrados de universidad-empresa y recuperaba un valor que durante años le había negado a modelos formativos alejados de la aplicabilidad práctica en buen grado. O al menos… dejaba mis dudas sobre la mesa porque, de alguna forma, sentía que había algo en la minusvaloración social de esta característica que no me acababa de encajar: al contrario que lo que muchos expresamos sobre, por ejemplo, la utilidad de muchas de las acciones formativas que yo viví entre los años 1979 y 1985 en la Escuela de Ingenieros de Bilbao (negativa en el sentido de su falta de utilidad, su falta de conexión con el mundo industrial… ¡su falta de ligazón con la acción!), hoy puedo calificarla como un entrenamiento espléndido para mi capacidad reflexiva.

Y claro está… hablamos de una reflexión de diseño pura, hasta el punto de que la formación universitaria se da en una etapa de la vida en la que es muy difícil contrastarla con la acción (ni siquiera con la acción pasada, que no existe en un individuo aún “virgen”), porque aunque se diera, la madurez en que normalmente se produce no permite una visión sistémica y comprensible de ese tipo de organización que llamamos empresa.

En el fondo, y sin cuestionar el concepto de “reflexión en la acción” que propugna Echeverría (por otra parte absolutamente imprescindible en un mundo que nos exige bucles de aprendizaje continuos), reivindico el papel de un fuerte entrenamiento básico de la persona en los procesos reflexivos de diseño, como fundamento para el posterior aprendizaje permanente (reflexiones de diseño y evaluación) y como derivada la innovación.

No es elegir uno u otro. Son necesarios los dos.

A la sociedad debería importarle. A la empresa… le debería interesar.